あなたは「オフサイトミーティング」と聞いてどんなイメージがあるでしょうか？
欧米の企業では一般的になりつつあるようですが、日本ではまだ聞き馴染みがないですよね。
実際、自分もつい最近この言葉を知りました・・・！
オフサイトミーティングとは、職場から離れた非日常の環境で行うミーティングのことです。
オフサイトミーティングを行うことで、
- 新しいアイディアが出る
- チームビルディングができる
- フラットな意見が出る
など多くのメリットがあります。
そのため、日本の企業でもオフサイトミーティングを取り入れようとする動きが活発になりつつあります。
そこで、この記事では、オフサイトミーティングの
- 目的
- メリット、デメリット
- 開催するまでの流れ
などをまとめています。
この記事を読んでオフサイトミーティングに詳しくなり、会社でオフサイトミーティングを企画してみてはいかがでしょうか。
では、早速解説していきます！
オフサイトミーティングとはどんな場なのか
「ミーティング」という言葉がついていることから「会議の場」であることは想像できるでしょう。
オフサイトとは「離れた場所」という意味であり、オフサイトミーティングとは“職場とは異なる非日常の環境でミーティングを行うこと”です。
もともとオフサイトミーティングはスコラ・コンサルタントという企業で活用されていました。
スコラ・コンサルタントが行っている組織風土や体質の改善事業の実績が認められ、オフサイトミーティングという言葉は現在、登録商標でもあります。
コンセプトは「フランクな雰囲気で真面目な話し合いをする」です。
普通の会議はどちらかというと、堅苦しい、重たい雰囲気をイメージする方が多いと思いますが、オフサイトミーティングは気軽に言いたいことが言える気楽な雰囲気のミーティングといえます。
オフサイトミーティングがどんな場であるのか理解したところで、オフサイトミーティングを行う目的を解説していきます。
オフサイトミーティングの目的はチームビルディング
オフサイトミーティングを行う一番大きな目的はリラックスした環境で意見交換を行うことによるチームビルディングです。
もちろん会議のように課題解決をするために行われますが、気楽な雰囲気で話し合いが実施されるため、会議では出にくい個人の率直な意見や思いが多く出されます。
そのためオフサイトミーティングでは、肩書きや立場を超えたフラットな議論が起こりやすいです。
そして活発な議論によりコミュニケーションが活性化されることでチームビルディングに繋がります。
その他にもオフサイトミーティングには様々なメリットがあります。
もちろんデメリットもあるので、あわせてご紹介していきます。
オフサイトミーティングのメリット・デメリット
3つメリット
まずはオフサイトミーティングのメリットからご紹介していきます。
メリット1：チームビルディング
気楽な雰囲気で行われるオフサイトミーティングでは、役職や立場に関係なく意見を発言できることが特徴です。
したがって、社員間のコミュニケーションが活性化され、風通しの良い関係が構築できます。
メリット2：斬新なアイデアが出やすい
オフィスから離れた非日常感のある場所でオフサイトミーティングは行われているため、一人ひとりの率直な意見が多く発言されます。
そのため、会議とは異なり様々な意見が飛び交うことから斬新なアイデアが生まれることも少なくありません。
メリット3：話し合いに集中しやすい
毎回同じ場所で会議を行っていると、だらけた雰囲気になりやすく会議への集中力は低下してしまいます。
また、社内での会議では緊急の呼び出しやその他の業務によって会議の進行が妨げられてしまう可能性も高いです。
オフサイトミーティングは社外の普段とは異なった環境で行われるため、普段以上に集中した話し合いができます。
2つのデメリット
次にオフサイトミーティングを行うことによるデメリットをご紹介します。
デメリット1：費用がかかる
社外で行われるオフサイトミーティングは、会場までの移動時間や交通費、会場費など社内で行われる会議よりもコストがかかります。
話し合いを行うテーマや参加人数などを考慮して社内で会議を行うのか、オフサイトミーティングを開くのか慎重に決めましょう！
デメリット2：意見の収拾がつかなくなる可能性がある
一人ひとりが意見を発言しやすい雰囲気は大きなメリットですが、意見の言いっぱなしになってしまい、結果的に何もまとまらずに終わってしまう可能性もあります。
さらには、意見の対立や反感を生んでしまうことも考えられますので、ある程度のルールは事前に決めておくと良いでしょう。
しかし、ルールを決めすぎてしまうと普段の会議と変わらなくなってしまうため、注意しましょう！
オフサイトミーティングを成功させるための準備とは
オフサイトミーティングを急に開催しようとしても準備不足などにより、満足いくようなミーティングにできないこともあります。
そこで、オフサイトミーティングを開催するために必要な準備についてまとめます。
万全な準備を行い、充実したオフサイトミーティングを行ってくださいね！
成功させるための事前準備
事前準備1：目的をはっきりさせる
普段の会議よりも時間や費用などのコストをかけてオフサイトミーティングは行われるため、目的をまず決めることが大切です。
どんな課題があり、終了時にはどのような状態でありたいのかを事前に明確にしておくことで当日の話し合いをスムーズに進めることができるでしょう。
事前準備2：予算を決める
社内であれば会議室などを利用するため別途費用はかかりませんが、オフサイトミーティングでは交通費や会場費などの費用がかかります。
何人が参加して、会場費はいくらかかるのか事前に把握しておくべきです。
また、1日かけてオフサイトミーティングを行う場合はケータリングサービスや出前サービスなど食事の準備も考えなければなりません。
その他にも開催場所で機材などを借りる際のレンタル料や必要な機材の購入費なども必要になるので、考えておきましょう。
事前準備3：開催場所の予約
オフサイトミーティングを開催することが決まったならば場所を確保しましょう。
ミーティングという言葉から貸し会議室で行うイメージがあるかもしれません。
しかし、それでは普段の会議とあまり変わらない雰囲気になってしまうでしょう。
開催場所としてのおすすめはコワーキングスペースやレンタルスペースです。
最近ではおしゃれな場所も増えてきているので、普段とは違った環境でオフサイトミーティングが開催できます。
様々な機材のレンタルや食事の提供までしてくれる場所もあるようですので、予算を決めながら開催場所も同時に決めてしまい、早めに予約までしてしまいましょう。
事前準備4：当日の予定や役割を組む
オフサイトミーティングの日程やアジェンダなど当日のスケジュールは早めに決めておき、参加者の方には早めに連絡をしておきましょう。
社外で行うため、移動中にイレギュラーなことが起こる可能性もあるため時間には余裕を持って計画を立てることが重要です。
当日を成功させるために必要なのは進行役
事前に準備をしっかりしておけば当日は予定通りに進めていきましょう。
ここでは、オフサイトミーティングを行う際に注意すべき点をご紹介していきます。
当日の注意点もしっかり把握して、事前にどんなオフサイトミーティングになるのか想定しておくことも準備として有効であるかもしれませんね！
進行役の振る舞いが重要
オフサイトミーティングでは様々な意見が飛び交います。
時には過激な発言などが出てくることもあるでしょう。
そんな時でも進行役の方は中立的な立場で場を仕切る必要があります。
間違ってもネガティブな発言をしないように。
議論が活性化するようなポジティブな発言を心掛けて、進行していきましょう。
全員が議論に参加できるような雰囲気作り
せっかくオフサイトミーティングを行っているのに発言する人が偏ってしまっては意味がありません。
進行役の方は発言しにくそうな人がいた場合、あえてその人に質問をしてみたり、場の雰囲気を発言しやすいようにけてみたりすると良いでしょう。
オフサイトミーティングに集中できる環境づくり
コストを払ってオフサイトミーティングを開催しているのですから、話し合いに集中できる環境作りは非常に大切です。
ミーティング中に仕事の連絡などがこないように事前に働きかけたり、オフラインにしたりして話し合い以外に進行が妨げられないようにすることで濃密な時間を過ごすことができます。
また、長時間のミーティングを行う場合は随時休憩を挟んだり、立ったままミーティングを行うこともおすすめです。
オフサイトミーティングを行うのに適した場所は？
オフサイトミーティングを行う場所の候補として、レンタルスペースや貸切のできるコワーキングスペースなどが挙げられます。
どのような日程で行うかによっても変わりますが、会社から遠方の場所を選んでしまうと移動に時間を取られてしまうため遠くても片道2時間以内で行ける場所が良いでしょう。
また、企業によっては社員旅行の日程にオフサイトミーティングを行うこともあるようです。
最近では、ホテルや旅館がオフサイトミーティング用のパックなど用意している場所もあるので、温泉地や観光地で選ぶのも良いでしょう。
オフサイトミーティングはチームビルディングかつ課題解決
オフサイトミーティングがどんな感じかイメージできたでしょうか？
オフサイトミーティングとは普段と異なる環境でのミーティングですので、普段一緒に働いているメンバーの意外な一面が発見できるかもしれません。
課題解決に向かいながらもチームとしての結束力を高められるオフサイトミーティングは仕事をしていくうえで非常に有効だと言えます。
しかし普段の会議とは違い、コストがかかります。
なぜオフサイトミーティングを実施するのか？という目的を明確にし、有意義な時間にするための事前準備が大切です。
オフサイトミーティングを通じて課題解決だけでなく、チームとして一段階成長することもできるでしょう。
ぜひこの記事を参考にして、オフサイトミーティングを企画してみてくださいね！
有意義な時間になることを祈っています。
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